Eigeninitiative in der Verwaltung wecken: Der Fahrplan

Sie kennen das Muster: Aufgaben werden erledigt, aber nur genau so weit, wie es die Vorschrift verlangt. Kein Mitdenken, kein Schritt darüber hinaus, keine Idee, wie es besser ginge. Dienst nach Vorschrift. Und wenn Sie ehrlich sind, ist es in vielen Verwaltungen eher die Regel als die Ausnahme. Das next:public Bleibebarometer untermauert das: Rund 80 Prozent der Beschäftigten im öffentlichen Dienst können sich einen Arbeitgeberwechsel vorstellen, und fast die Hälfte erlebt von ihren Führungskräften kaum Wertschätzung.

Das ist kein Zufall und meist kein Charakterproblem der Mitarbeitenden. Es ist das Ergebnis von Rahmenbedingungen, die Eigeninitiative über Jahre eher bestraft als belohnt haben. Und genau das ist die gute Nachricht: Wenn die Bedingungen das Problem sind, können Sie als Führungskraft sie ändern.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, warum Eigeninitiative in der Verwaltung selten wird, was Sie konkret tun können, um sie zu wecken, auch ohne finanzielle Anreize, und gibt Ihnen einen 90-Tage-Fahrplan für den Anfang an die Hand.

Warum Eigeninitiative in der Verwaltung selten wird

Bevor Sie an den Menschen zweifeln, schauen Sie auf die Ursachen. Fast alle liegen im System, nicht im Charakter:

• Initiative wurde nie belohnt. Wer mitgedacht hat, hatte oft nur mehr Arbeit oder Ärger, während der, der nichts riskierte, genauso behandelt wurde. Menschen lernen daraus schnell.
• Fehler wurden bestraft. In einer Kultur, in der ein Fehler Aktenvermerke und Ärger bedeutet, ist Zurückhaltung die vernünftige Strategie. Wer nichts tut, macht keine Fehler.
• Enge Vorschriften und lange Entscheidungswege. Wenn jede Kleinigkeit den Dienstweg hoch und runter muss, lohnt sich Eigeninitiative gefühlt nicht.
• Fehlende Wertschätzung und Perspektive. Wer sich übersehen fühlt, macht innerlich zu. Das Ergebnis nennt man innere Kündigung.

Der rote Faden: Eigeninitiative ist ein Spiegel der Führungskultur. Ändern Sie die Kultur, ändert sich das Verhalten.

Eigeninitiative und Eigenverantwortung: der Unterschied

Beide Begriffe werden oft vermischt, aber sie sind nicht dasselbe. Eigenverantwortung heißt, dass jemand für seinen Aufgabenbereich einsteht und ihn zuverlässig erfüllt. Eigeninitiative geht einen Schritt weiter: Der Mitarbeitende erkennt von sich aus, wo etwas verbessert werden kann, und handelt, ohne dass man ihn dazu auffordert. Eigenverantwortung ist die Grundlage, Eigeninitiative die Kür. Sie brauchen erst das eine, um das andere zu bekommen.

Vertrauen und Handlungsspielraum geben

Der wichtigste Hebel ist Vertrauen. Niemand ergreift Initiative, wenn er bei jedem Schritt Kontrolle und Misstrauen spürt. Geben Sie den Mitarbeitenden echte Verantwortungsbereiche, in denen sie selbst entscheiden dürfen, und halten Sie sich dann zurück. Das bedeutet nicht Kontrollverlust, sondern Kontrolle über Ergebnisse und vereinbarte Zwischenstände statt über jeden einzelnen Schritt. Wie Sie Verantwortungsbereiche klar zuschneiden, ist der Kern der Führungskräfteentwicklung in der Verwaltung.

Klare Ziele statt Kontrolle

Eigeninitiative braucht eine Richtung. Wer nicht weiß, worauf es ankommt, hält sich lieber an die Vorschrift, weil die wenigstens klar ist. Geben Sie deshalb klare Ziele und Erwartungen vor, aber lassen Sie den Weg offen. „Wir wollen die Bearbeitungszeit für diesen Antrag spürbar senken, wie wir das schaffen, entwickeln wir gemeinsam“ ist eine Einladung zur Initiative. Eine detaillierte Arbeitsanweisung ist das Gegenteil.

Fehlerkultur: die Voraussetzung für Initiative

Das ist der Punkt, an dem in der Verwaltung fast alles hängt. Niemand ergreift Initiative, wenn ein Fehler bestraft wird. Denn Initiative bedeutet immer, etwas Neues zu versuchen, und Neues geht manchmal schief. Wenn ein Fehler bei Ihnen zuerst Klärung und Lernen bedeutet und nicht Schuldsuche, trauen sich die Mitarbeitenden, etwas zu wagen. Wenn ein Fehler dagegen Ärger und Aktenvermerk heißt, ziehen sich alle auf die sichere Vorschrift zurück. Eine tragfähige Fehlerkultur ist deshalb keine weiche Nettigkeit, sondern die harte Voraussetzung für jede Eigeninitiative.

Anerkennung ohne Bonus: der Verwaltungs-Sonderfall

In der Privatwirtschaft winkt man mit Prämien. In der Verwaltung haben Sie diese Möglichkeit meist nicht, und trotzdem ist Anerkennung Ihr stärkstes Mittel. Denn Wertschätzung wirkt auch ohne Geld:

• Benennen Sie gute Ideen und proaktives Handeln ausdrücklich und sichtbar.
• Geben Sie den Mitarbeitenden, die Initiative zeigen, mehr Verantwortung und interessantere Aufgaben.
• Machen Sie Erfolge im Team sichtbar, statt sie als selbstverständlich hinzunehmen.
• Ermöglichen Sie Fortbildung und Entwicklung als Zeichen, dass Sie in die Person investieren.

Anerkennung, die ankommt, kostet kein Budget, sondern Aufmerksamkeit. Und sie wirkt oft nachhaltiger als jede einmalige Prämie.

Hindernisse abbauen: Bürokratie und Entscheidungswege

Manchmal liegt es nicht an der Motivation, sondern an den Hürden. Wenn jede kleine Verbesserung drei Unterschriften braucht, stirbt jede Initiative an der Bürokratie. Als Führungskraft können Sie hier mehr bewegen, als Sie denken: Delegieren Sie Entscheidungsbefugnisse nach unten, wo es rechtlich möglich ist, verkürzen Sie Wege in Ihrem Verantwortungsbereich und nehmen Sie Ihren Mitarbeitenden unnötige Genehmigungsschleifen ab. Jede Hürde, die Sie abbauen, ist eine Einladung zur Initiative.

Ein 30/60/90-Tage-Fahrplan für die Teamleitung

Sie müssen nicht alles auf einmal ändern. So gehen Sie strukturiert vor:

Nach diesen drei Monaten haben Sie keine völlig neue Verwaltung, aber Sie haben die Richtung gedreht, und die ersten Mitarbeitenden werden anfangen, mitzudenken.

Womit Sie diese Woche anfangen

Führen Sie in dieser Woche ein einziges ruhiges Gespräch mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter, von dem Sie glauben, dass mehr in ihm steckt, als die Vorschrift verlangt. Fragen Sie: Wo sehen Sie etwas, das wir besser machen könnten, und was bräuchten Sie, um es anzugehen? Und dann, das ist der entscheidende Teil, ermöglichen Sie es. Diese eine Erfahrung, dass Initiative gehört und ermöglicht wird, ist der Anfang. Genau das ist gelebte kooperative Führung in der Verwaltung, und sie ist der wirksamste Hebel gegen Dienst nach Vorschrift.

Eigeninitiative in Ihrer Verwaltung wecken?

Arne Bär begleitet öffentliche Verwaltungen dabei, eine Führungskultur zu entwickeln, in der Mitarbeitende mitdenken statt Dienst nach Vorschrift zu machen, als Umsetzungspartner, der den Behördenalltag kennt. Wenn Sie das Thema in Ihrem Haus angehen wollen, sprechen wir am besten unverbindlich darüber.

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