In fast jeder Verwaltung gibt es diese Runde. Die Leitung eines Sachgebiets ist längere Zeit abwesend, eine Vertretung wird gebraucht, und in der Dienstberatung schaut niemand auf.
Was danach passiert, folgt meistens demselben Muster. Zuerst wird appelliert, dann wird eingeteilt. Die eingeteilte Person übernimmt, macht das Nötigste und ist froh, wenn es vorbei ist. Beim nächsten Mal ist die Bereitschaft noch geringer.
Dabei ist die Zurückhaltung nachvollziehbar. Aus Sicht der Beschäftigten geht die Rechnung nicht auf, und solange sie nicht aufgeht, hilft kein Zureden.
Dieser Artikel beschreibt, warum das so ist, was Sie als Leitung ändern können, und wie Sie eine Vertretung so zuschneiden, dass sie annehmbar wird. Fragen zu Eingruppierung und Vergütung gehören zu Ihrer Personalstelle, hier geht es um Zuschnitt, Ansage und Anerkennung.
Wie Führung in der Verwaltung insgesamt gelingt, steht in Kooperative Führung in der Verwaltung.
Warum sich niemand meldet
Drei Gründe, und alle drei sind nachvollziehbar.
Die Aufgabe ist nicht abgegrenzt. „Du übernimmst die Vertretung” heißt in der Praxis meistens: alles, was anfällt, zusätzlich zur eigenen Arbeit. Niemand hat festgelegt, welche Aufgaben tatsächlich übernommen werden, welche liegen bleiben dürfen und was mit den eigenen Fällen in dieser Zeit geschieht. Wer zusagt, sagt zu einer unbestimmten Menge zu.
Die Vergütungsfrage ist ungeklärt oder ernüchternd. Ob eine Vertretung vergütet wird, hängt von Umfang und Dauer ab und ist häufig erst nach Wochen oder Monaten überhaupt zu klären. Für die Beschäftigten entsteht daraus der Eindruck, dieselbe Arbeit für weniger Geld zu machen. Genau so wird es in Verwaltungsforen auch formuliert.
Es endet nicht. Aus der Urlaubsvertretung wird eine Krankheitsvertretung, daraus eine dauerhafte Doppelrolle, weil die Stelle nicht nachbesetzt wird. Wer das einmal erlebt hat, sagt beim nächsten Mal nicht wieder zu.
Dazu kommt eine Erfahrung, die sich in Häusern herumspricht: Wo Vertretung unattraktiv ist, entziehen sich die Leute. In einem Forum stand der bittere Rat, es zu machen wie alle anderen und in den Abwesenheitszeiten der Leitung selbst zum Arzt zu gehen, dann vertrete die eben niemand.
Das ist zynisch und es beschreibt genau, warum Appelle nicht wirken. Ein System, in dem Mehrarbeit sich nicht lohnt, erzeugt Ausweichverhalten. Das ist keine Frage der Einstellung.
Was nicht funktioniert
Appellieren. „Wir müssen alle zusammenhalten” spricht diejenigen an, die ohnehin schon viel tragen, und lässt die anderen unberührt. Es erzeugt vor allem Druck bei den Zuverlässigen.
Einteilen ohne Klärung. Formal möglicherweise machbar, in der Wirkung schwach. Eine erzwungene Vertretung wird so ausgeführt, dass niemand etwas beanstanden kann, und keinen Schritt darüber hinaus. Für die laufende Arbeit reicht das selten.
Auf Einsicht hoffen. Die Einsicht ist meistens vorhanden. Die Leute wissen sehr genau, dass die Arbeit sonst liegen bleibt. Sie haben nur gelernt, dass die Zusage sie mehr kostet, als sie einbringt.
Die eigene Doppelbelastung stillschweigend übernehmen. Der häufigste Ausweg von Leitungen, und der teuerste. Wer jede Vertretung selbst auffängt, löst das Problem für dieses Mal und verfestigt es dauerhaft. Mehr dazu in Zehn Prozent Leitung, neunzig Prozent Sachbearbeitung.
Wie Sie die Aufgabe zuschneiden
Der wirksamste Hebel liegt nicht im Überzeugen, sondern im Zuschnitt. Vier Festlegungen machen den Unterschied.
| Festlegung | Warum sie zählt |
|---|---|
| Welche Aufgaben übernommen werden | Ohne Abgrenzung sagt jemand zu einer unbestimmten Menge zu |
| Welche Aufgaben liegen bleiben dürfen | Die wichtigste und die am seltensten getroffene Festlegung |
| Wer die eigenen Aufgaben des Vertreters übernimmt | Wird fast immer vergessen, entscheidet aber über die Machbarkeit |
| Für welchen Zeitraum, mit festem Ende | Verhindert, dass aus Wochen Jahre werden |
Die zweite Zeile ist der Kern. Wenn niemand sagt, was in der Vertretungszeit liegen bleiben darf, bleibt es der vertretenden Person überlassen, jeden Tag einzeln zu entscheiden, was sie nicht schafft. Diese Entscheidung gehört nicht dorthin. Sie gehört zu Ihnen.
Umsetzung: Schreiben Sie den Zuschnitt auf eine halbe Seite, bevor Sie fragen. Die vier Punkte oben, mehr nicht. Wer eine solche Seite in der Hand hält, entscheidet über etwas Bestimmtes, nicht über eine Zumutung mit offenem Ende.
Vorher klären, dann offen sagen
Die Vergütungsfrage sollten Sie geklärt haben, bevor Sie jemanden ansprechen, nicht danach.
Klären Sie mit Ihrer Personalstelle, was in diesem konkreten Fall gilt, abhängig von Umfang und Dauer. Und sagen Sie das Ergebnis dann offen, auch wenn es unbefriedigend ist.
Ein Satz wie „Ich habe nachgefragt: Bei dieser Dauer greift keine Zulage. Ich sage dir das, damit du es vorher weißt und nicht hinterher erfährst” wirkt mehr, als es zunächst scheint. Er verhindert das Gefühl, hereingelegt worden zu sein, und dieses Gefühl ist der Hauptgrund, warum sich beim nächsten Mal niemand meldet.
Umgekehrt gilt: Wenn Sie die Frage offenlassen und später kommt nichts, haben Sie nicht nur diese Vertretung verbrannt, sondern alle künftigen.
Was die Aufgabe attraktiv machen kann
Wenn Geld nicht der Hebel ist, was dann? Drei Dinge, die in der Verwaltung tatsächlich wirken.
Einblick und Begleitung. Für Beschäftigte, die perspektivisch selbst eine Leitung anstreben, ist die Vertretung die einzige Gelegenheit, es auszuprobieren, bevor sie sich bewerben. Das ist ein echter Wert, aber nur, wenn Sie ihn ausdrücklich machen: mit einer Einführung vorher, Erreichbarkeit während der Zeit und einer ehrlichen Rückmeldung danach.
Entlastung an anderer Stelle. Wenn Sie festlegen, welche eigenen Aufgaben in dieser Zeit ruhen oder verteilt werden, verändert das die Rechnung erheblich. Es kostet Sie Organisationsaufwand und ist das wirksamste, was Sie ohne Zustimmung von oben tun können.
Sichtbarkeit. Wer vertritt, sollte das nach oben sichtbar tragen. Eine Erwähnung gegenüber der Amtsleitung, eine Notiz in der Beurteilungsvorbereitung, eine Rückmeldung im Team. Anerkennung, die niemand sieht, wirkt nicht.
Im Lotsenwissen beschreiben wir die Entwicklung über die Verantwortungspyramide: Mitwissen, Mitdenken, Mitlernen, Mitverantworten. Eine gut zugeschnittene Vertretung ist eine der wenigen Gelegenheiten in einer Verwaltung, auf der Stufe Mitverantworten etwas auszuprobieren, ohne dass gleich eine Stelle daran hängt.
Wenn sich wirklich niemand findet
Auch das kommt vor, und dann ist es kein persönliches Versagen.
Eine unbesetzte Vertretung ist ein organisatorisches Problem des Hauses. Was Sie tun können, ist, es als solches zu behandeln, statt es stillschweigend auszugleichen.
Halten Sie schriftlich fest, welche Aufgaben in Abwesenheitszeiten nicht bearbeitet werden, und geben Sie das nach oben. Sachlich, ohne Vorwurf, als Folge: „Für den Zeitraum der Abwesenheit konnte keine Vertretung besetzt werden. Folgende Aufgaben ruhen in dieser Zeit.”
Das ist unbequem und der einzige Weg, aus einer stillen Dauerlast eine bewusste Entscheidung zu machen. Solange die Leitung alles auffängt, gibt es für das Haus keinen Anlass, etwas zu ändern.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Fachbereich in einer Kreisverwaltung, ein Sachgebiet mit sieben Beschäftigten. Die Leitung fällt für vier Monate aus, eine Vertretung wird gesucht, niemand meldet sich. Zwei Personen kommen fachlich infrage, beide lehnen ab.
Die Fachbereichsleitung fragt nach, statt einzuteilen, und bekommt zwei unterschiedliche Antworten. Die eine Person hatte zwei Jahre zuvor eine Vertretung übernommen, die aus geplanten sechs Wochen elf Monate wurde. Die andere befürchtete, ihre eigenen Fälle nicht mehr zu schaffen, und wollte dafür nicht geradestehen.
Daraufhin wird die Aufgabe neu zugeschnitten. Die Vertretung übernimmt ausdrücklich nur drei Bereiche, zwei weitere ruhen für die Dauer, die Fachbereichsleitung übernimmt die Beurteilungsvorbereitungen selbst, und ein Teil der eigenen Fälle wird umverteilt. Ende ist der 31. Mai, schriftlich.
Eine der beiden sagt zu. Nach der Zeit hält die Fachbereichsleitung ein Rückmeldegespräch und vermerkt die Vertretung in der Beurteilungsvorbereitung.
Bei der nächsten Vertretung im Folgejahr melden sich zwei Personen von sich aus.
Womit Sie anfangen
Vor der nächsten Anfrage: den Zuschnitt aufschreiben. Vier Punkte, eine halbe Seite. Welche Aufgaben, was darf liegen bleiben, wer übernimmt die eigenen Fälle, bis wann.
Und die Vergütungsfrage vorher klären. Mit der Personalstelle, mit einer klaren Auskunft, die Sie weitergeben können.
Wenn Sie feststellen, dass Vertretungen in Ihrem Bereich regelmäßig bei Ihnen selbst landen, ist das der eigentliche Befund. Was daraus folgt, steht in Zehn Prozent Leitung, neunzig Prozent Sachbearbeitung.
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Häufige Fragen
Warum will niemand die Stellvertretung übernehmen?
Weil die Rechnung für die Beschäftigten nicht aufgeht. Die Aufgabe bringt zusätzliche Arbeit und Verantwortung, ist selten klar abgegrenzt, und die Frage der Vergütung ist oft ungeklärt oder greift erst spät. Wer das einmal erlebt hat, meldet sich beim nächsten Mal nicht mehr.
Kann ich jemanden zur Vertretung verpflichten?
Ob und in welchem Umfang das möglich ist, hängt von Tarif- und Laufbahnrecht sowie von der Tätigkeitsdarstellung ab. Klären Sie das mit Ihrer Personalstelle. Führungsseitig gilt: Eine erzwungene Vertretung wird meistens gerade so ausgeführt, dass niemand etwas vorwerfen kann. Das ist selten das, was Sie brauchen.
Wie schneide ich eine Vertretung sinnvoll zu?
Schriftlich, befristet und begrenzt. Legen Sie fest, welche Aufgaben tatsächlich übernommen werden und welche liegen bleiben dürfen, für welchen Zeitraum das gilt und wer in dieser Zeit die eigenen Aufgaben des Vertreters übernimmt. Der letzte Punkt wird fast immer vergessen.
Was mache ich, wenn sich wirklich niemand findet?
Dann ist das ein Ergebnis, das nach oben gehört. Halten Sie schriftlich fest, welche Aufgaben in Abwesenheitszeiten nicht bearbeitet werden, und geben Sie das weiter. Eine unbesetzte Vertretung ist ein organisatorisches Problem des Hauses, nicht ein persönliches Versagen der Leitung.
Wie mache ich die Aufgabe attraktiver?
Über Klarheit und über Perspektive. Klarheit heißt: begrenzt, befristet, mit Entlastung an anderer Stelle. Perspektive heißt: Wer vertritt, bekommt Einblick in Leitungsaufgaben, Begleitung dabei und eine ehrliche Rückmeldung. Für manche ist das der eigentliche Wert.
Muss die Vertretung bezahlt werden?
Das richtet sich nach Tarif- und Laufbahnrecht und nach Umfang und Dauer der übertragenen Aufgaben. Diese Frage beantwortet Ihre Personalstelle, nicht ein Führungsratgeber. Was Sie tun können und sollten: die Frage vorher klären und das Ergebnis offen sagen, auch wenn es unbefriedigend ist.