Zehn Prozent Leitung, neunzig Prozent Sachbearbeitung

Es gibt einen Satz, den ich von Sachgebietsleitungen in unterschiedlichen Häusern sehr ähnlich höre: „Ich bin eigentlich nur zu zehn Prozent Leitung und den Rest Sachbearbeiter in Vertretung.”

Die Zahl schwankt, die Lage ist dieselbe. Die Leitungsfunktion steht auf dem Papier, im Alltag findet sie in den Randstunden statt. Mitarbeitergespräche werden verschoben, Einarbeitungen laufen nebenher, Konflikte werden ausgesessen, weil für sie keine Zeit vorgesehen ist.

Der naheliegende Ratschlag lautet dann, das Zeitmanagement zu verbessern. Dieser Ratschlag greift zu kurz, und ich halte ihn sogar für schädlich, weil er die Verantwortung bei einer Person ablädt, die sie nicht tragen kann.

Dieser Artikel beschreibt, warum das so ist, wie das Gespräch mit der Hausspitze aussieht, das fast niemand führt, und was Sie unabhängig davon selbst verändern können. Dazu gehört auch eine unbequeme Frage an Sie selbst.

Wie Führung in der Verwaltung im Übrigen gelingt, steht in Kooperative Führung in der Verwaltung.

Warum Zeitmanagement hier nicht hilft

Zeitmanagement wirkt, wenn eine gegebene Menge Arbeit besser organisiert werden kann. Es wirkt nicht, wenn die Menge selbst zu groß ist.

In den meisten Fällen, die mir begegnen, ist die Lage die zweite. Zu den Leitungsaufgaben kommt ein eigener Fallbestand, dazu Vertretungen für Erkrankte und unbesetzte Stellen. Alles drei ist unstrittig notwendig, und zusammen ergibt es mehr als eine Stelle.

Dazu kommt ein Mechanismus, der selten benannt wird: Wer effizienter wird, bekommt mehr Fälle. In einem System mit chronischer Überlast fließt gewonnene Zeit nicht in die Führung, sondern in die nächste Aufgabe. Der Leitungsanteil wächst dadurch nicht, er schrumpft eher weiter.

Deshalb liegt der Hebel nicht in Ihrem Kalender. Er liegt in einer Festlegung, die es in vielen Häusern nie gegeben hat: Welcher Anteil Ihrer Arbeitszeit ist für Leitung vorgesehen?

Die Frage, die nie gestellt wurde

Fragen Sie einmal in Ihrem Haus nach, welcher Zeitanteil für Ihre Leitungsaufgaben vorgesehen ist. In den allermeisten Fällen gibt es darauf keine Antwort, weil die Frage nie beantwortet werden musste.

Die Leitungsfunktion ist entstanden, indem eine Ebene eingezogen oder ein Sachgebiet geteilt wurde. Die Aufgaben wurden benannt, die Zeit dafür nicht. Und weil Sachbearbeitung Fristen hat und Führung nicht, gewinnt die Sachbearbeitung jeden einzelnen Tag.

Das ist kein böser Wille von irgendjemandem. Es ist eine Lücke, die niemandem auffällt, solange es läuft. Sie fällt erst auf, wenn eine Einarbeitung misslingt, ein Konflikt eskaliert oder eine gute Kraft das Haus verlässt.

Der erste Schritt ist deshalb nicht, mehr zu leisten, sondern die Lücke sichtbar zu machen.

Das Gespräch mit der Hausspitze

Dieses Gespräch führen erstaunlich wenige, und das hat zwei Gründe. Zum einen fürchten viele, es könne als Überforderung ausgelegt werden. Zum anderen fehlt eine Grundlage, an der sich das Gespräch festmachen ließe.

Die Grundlage können Sie herstellen, und sie ist das Entscheidende.

Schritt 1: Zwei Wochen mitschreiben. Führen Sie zwei Wochen lang grob mit, worauf Ihre Arbeitszeit entfällt. Drei Kategorien reichen: eigene Fälle, Vertretung, Leitungsaufgaben. Keine Minutenbuchführung, halbe Stunden genügen.

Das Ergebnis überrascht die meisten. Nicht, weil es schlimmer ist als gedacht, sondern weil es plötzlich eine Zahl gibt.

Schritt 2: Aufschreiben, was unterbleibt. Das ist der wichtigere Teil. Welche Mitarbeitergespräche haben nicht stattgefunden? Welche Einarbeitung lief nebenher? Welcher Konflikt ist seit Monaten offen? Welche Beurteilung wurde in einer Nacht geschrieben?

Schritt 3: Um eine Entscheidung bitten, nicht um Verständnis. Der Unterschied im Ton entscheidet über die Wirkung.

Nicht: „Ich komme zu nichts, das ist zu viel.”

Sondern: „Meine Arbeitszeit verteilt sich derzeit so. Für die Leitungsaufgaben bleiben etwa zehn Prozent. Dadurch unterbleiben folgende Dinge. Ich bitte um eine Festlegung, welcher Anteil erwartet wird, und um eine Entscheidung, welche der Aufgaben dafür entfallen oder anders verteilt werden.”

Damit ist aus einer Dauerbelastung, für die Sie sich täglich schlecht fühlen, eine Entscheidungsfrage geworden, die jemand anderes beantworten muss.

Zur Tätigkeitsdarstellung: Wenn in Ihrem Haus eine gepflegte Tätigkeitsdarstellung vorliegt, ist sie die sachlichste Grundlage für dieses Gespräch, weil dort steht, was zur Stelle gehört. Für alle Fragen zu Bewertung und Eingruppierung ist Ihre Personalstelle zuständig, hier geht es ausschließlich um die Klärung der Erwartung.

Die unbequeme Frage an sich selbst

Bevor Sie das Gespräch führen, lohnt eine ehrliche Prüfung, und sie fällt nicht leicht.

Eine Sachgebietsleitung formulierte es in einem Forum sehr offen: Manchmal ziehe sie komplexe Fälle an sich, um einmal entspannen zu können.

Dieser Satz beschreibt etwas, das ich häufig beobachte. Sachbearbeitung ist für viele Leitungen die Komfortzone. Sie ist anspruchsvoll, aber vertraut. Man beherrscht sie, sie hat einen klaren Anfang und ein klares Ende, und am Abend ist etwas fertig.

Führung ist das Gegenteil. Sie ist unvertraut, selten abgeschlossen, und ihre Ergebnisse zeigen sich erst nach Monaten. Ein schwieriges Gespräch kostet mehr Kraft als drei Widerspruchsbescheide.

Deshalb die Frage: Wie viel von Ihrer Sachbearbeitung ist tatsächlich unvermeidlich, und wie viel ist Zuflucht?

Wenn die Antwort lautet, dass alles unvermeidlich ist, ist das ein gutes Ergebnis und Sie können mit gutem Gewissen ins Gespräch gehen. Wenn ein Teil Zuflucht ist, haben Sie einen Hebel gefunden, der niemandem sonst zur Verfügung steht.

Was Sie ohne Zustimmung von oben ändern können

Drei Dinge liegen in Ihrer Hand.

Die Vertretung nicht dauerhaft auf sich laufen lassen. Der häufigste stille Fehler. Wenn jemand ausfällt, übernimmt die Leitung, weil es am schnellsten geht. Aus einer Woche werden Monate. Besser ist eine festgelegte Vertretungsregelung im Team, auch wenn sie zunächst langsamer ist. Andernfalls sind Sie die Vertretung für alle und dauerhaft die erste Reserve des Hauses.

Feste Zeitfenster schützen. Zwei Stunden pro Woche, im Kalender, mit demselben Status wie ein Termin mit der Amtsleitung. In dieser Zeit finden Mitarbeitergespräche statt, Einarbeitungen, das, was sonst nie drankommt.

Das klingt banal und scheitert an einer Kleinigkeit: Wenn Sie das Fenster zweimal für einen Fall opfern, ist es weg. Behandeln Sie es wie einen Termin, den Sie nicht absagen können.

Führungsaufgaben verteilen. Nicht alles, was Führung ist, muss die Leitung tun. Die Einarbeitung eines Neuen kann eine erfahrene Kraft übernehmen, mit klarem Auftrag. Fachliche Zuständigkeiten für einzelne Themen ebenfalls. Das entlastet Sie und entwickelt gleichzeitig die Leute, die es übernehmen. Wie das ohne formale Befugnis funktioniert, steht in Führen ohne Weisungsbefugnis.

Ein Beispiel aus der Praxis

Eine Sachgebietsleitung in einer Stadtverwaltung, neun Beschäftigte, Publikumsverkehr. Sie führt die zwei Wochen Aufschreibung durch und kommt auf etwa fünfzehn Prozent Leitungsanteil. Der Rest sind eigene Fälle und zwei laufende Vertretungen.

Auf der Liste dessen, was unterbleibt, stehen fünf nicht geführte Jahresgespräche, eine Einarbeitung, die seit vier Monaten nebenherläuft, und ein Konflikt zwischen zwei Beschäftigten, der seit dem Frühjahr bekannt ist.

Im Gespräch mit der Amtsleitung legt sie beides vor und bittet um eine Festlegung. Die Reaktion überrascht sie: Der Amtsleitung war nicht bewusst, dass die Vertretungen dauerhaft bei ihr lagen.

Eine zusätzliche Stelle gibt es nicht. Entschieden wird, dass eine der Vertretungen im Team verteilt wird und dass für Jahresgespräche ein fester Zeitraum im ersten Quartal reserviert ist, in dem der Bereich weniger Termine annimmt.

Der Leitungsanteil steigt danach auf geschätzte dreißig Prozent. Das ist nicht üppig. Es ist aber der Unterschied zwischen einer Leitung, die stattfindet, und einer, die es nur auf dem Papier gibt.

Womit Sie anfangen

Diese Woche: zwei Wochen Aufschreibung starten. Drei Kategorien, halbe Stunden, kein Aufwand. Ohne diese Zahl bleibt jedes Gespräch eine Diskussion über Empfindungen.

Parallel: die Liste dessen, was unterbleibt. Sie ist der eigentliche Hebel, weil sie zeigt, was das Haus derzeit nicht bekommt.

Danach: den Termin mit der Amtsleitung vereinbaren. Und dabei um eine Festlegung bitten, nicht um Verständnis.

Und wenn Sie beim Aufschreiben feststellen, dass ein erheblicher Teil Ihrer Fälle Vertretung ist, ist Wenn niemand die Stellvertretung übernehmen will der passende nächste Artikel.

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Häufige Fragen

Wie viel Zeit sollte eine Sachgebietsleitung für Führung haben?

Dafür gibt es keinen allgemeingültigen Wert, er hängt von Größe und Aufgabe des Bereichs ab. Entscheidend ist, dass ein Anteil überhaupt festgelegt ist. In vielen Häusern existiert die Leitungsfunktion auf dem Papier, ohne dass jemals bestimmt wurde, welcher Zeitanteil dafür vorgesehen ist.

Warum hilft besseres Zeitmanagement hier nicht?

Weil das Problem nicht in Ihrem Kalender liegt, sondern in einer Aufgabenmenge, die für die verfügbare Zeit zu groß ist. Wer effizienter arbeitet, schafft mehr Fälle und bekommt in der Regel weitere dazu. Der Leitungsanteil wächst dadurch nicht.

Wie spreche ich das mit meiner Amtsleitung an?

Nicht als Klage, sondern als Frage nach einer Entscheidung. Legen Sie dar, wie sich Ihre Zeit tatsächlich verteilt, was dadurch an Leitungsaufgaben unterbleibt, und bitten Sie um eine Festlegung, welcher Anteil erwartet wird. Damit verschieben Sie eine Dauerbelastung in eine bewusste Entscheidung.

Was kann ich selbst ändern, ohne dass sich oben etwas bewegt?

Drei Dinge: die Vertretungsregelung nicht dauerhaft auf sich selbst laufen lassen, feste Zeitfenster für Führungsaufgaben schützen, und die eigene Neigung prüfen, komplexe Fälle an sich zu ziehen. Der dritte Punkt ist der unangenehmste und oft der wirksamste.

Ist es schlimm, wenn ich mitarbeite?

Nein, in kleineren Sachgebieten ist es unvermeidlich und oft sinnvoll, weil es Sie nah an der Sache hält. Zum Problem wird es, wenn die Mitarbeit die Führungsaufgaben verdrängt und niemand das je entschieden hat.

Wozu dient die Tätigkeitsdarstellung dabei?

Sie hält fest, welche Aufgaben zu einer Stelle gehören, und ist damit die sachlichste Grundlage für ein Gespräch über den Leitungsanteil. Für Fragen zu Bewertung und Eingruppierung ist Ihre Personalstelle zuständig, hier geht es allein um die Klärung, was von Ihnen erwartet wird.